บทที่ 4 การประยุกต์ใช้โปรแกรมประมวลผลคำ

โปรแกรมประมวลผลคำ

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับวินโดวส์ (Microsoft Windows)
          คอมพิวเตอร์ได้รับการพัฒนาให้ก้าวหน้าามากขึ้นโดยลำดับ ทั้งทางด้านเทคโนโลยีและโปรแกรมคำสั่ง การทำงานด้วยคำสั่งดอส (DOS) ซึ่งได้รับความนิยมแต่ดั้งเดิมเป็นสิ่งที่หลายคนมองว่ามีข้อจำกัดหลายอย่าง เพราะผู้ที่จะใช้โปรแกรมได้ต้องจดจำคำสั่งมากมาย ขาดความยืดหยุ่นในการสร้างเครือข่าย และทำงานได้ครั้งละ 1 งานเท่านั้น ดังนั้นจึงได้มีการพัฒนาระบบปฏิบัติการขึ้นมาใหม่เพื่อใช้งานแทนระบบดอส ซึ่งก็มีระบบปฏิบัติการหลายชนิด แต่ที่กำลังได้รับความนิยมมากในปัจจุบันคือ โปรแกรมวินโดวส์ (Microsoft Windows) หรือเรียกสั้นๆ ว่า วินโดวส์
          วินโดวส์ (Windows) คือ โปรแกรมระบบปฏิบัติการประเภทหนึ่งที่ติดต่อกับผู้ใช้งานด้วยรูปภาพหรือสัญลักษณ์ ทำให้ใช้งานได้ง่ายขึ้นเพราะไม่ต้องจดจำคำสั่งต่างๆ เหมือนกับดอส โปรแกรมวินโดวส์จะเข้าไปควบคุมระบบการทำงานของคอมพิวเตอร์ ไม่ว่าจะเป็นการแสดงผลบนหน้าจอ การป้อนข้อมูลด้วยคีย์บอร์ดหรือเมาส์ กาเก็บข้อมูลรูปภาพหรือตัวอักษรจนถึงขั้นการพิมพ์งานออกมาทางเครื่องพิมพ์
ความหมายของการประมวลผลคำ
           การประมวลผลคำ  หรือ Word  Processing  คือ การนำคำหลาย ๆ คำมาเรียงกันให้อยู่ในรูปแบบที่กำหนด ซึ่งเราสามารถกำหนดได้ว่าจะให้มีกี่ตัวอักษรต่อหนึ่งบรรทัดหรือหน้าละกี่บรรทัดกั้นระยะหน้าระยะหลังเท่าใดและสามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้อย่างสะดวกจนกว่าจะพอใจแล้วจึงสั่งพิมพ์เอกสารนั้นๆออกมากี่ชุดก็ได้ โดยทุกชุดที่ออกมาจากเครื่องพิมพ์จะเหมือนกันทุประการ เสมือนกับการถ่ายเอกสารหรือการก๊อปปี้ แต่ความจริงแล้วเอกสารทุกแผ่นจะถูกพิมพ์ออกมาจากเครื่องพิมพ์อย่างสวยงามและประณีต เพราะปราศจากร่องรอยของการขูดลบใดๆและนั่นย่อมหมายถึงการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการทำงาน โดยเราจะต้องทำการพิมพ์ข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งอาจเป็นเอกสาร บทความ  รายงาน  จดหมาย ฯลฯ  เข้าไปเก็บไว้ในหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์  หลังจากนั้นเราสามารถใช้คำสั่งต่าง ๆ เข้าไปจัดการแก้ไข  ดัดแปลง  หรือเพิ่มเติมข้อมูลเหล่านั้นได้ตลอดเวลา โปรแกรม (Program) หรือชุดคำสั่งที่ทำให้เราสามารถทำงานกับเอกสารและสั่งงานต่าง ๆนี้ได้ มีชื่อเรียกว่า โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสซิ่ง(Word  Processing) หรือโปรแกรมประมวลผลคำ
คุณลักษณะของโปรแกรมประมวลผลคำที่ดี
        
1.  มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help)
     โปรแกรมประมวลผลคำที่ดควรจะมีระบบขอความช่วยเหลือที่จะคอยช่วยให้คำแนะนำช่วยเหลือให้ผู้ใช้สามารถทำงานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว เช่น หากเกิดปัญหากับการใช้งาน หรือสงสัยเกี่ยวกับวิธีการใช้งาน แทนที่จะต้องเปิดหาในหนังสือคู่มือการใช้งานของโปรแกรม ก็สามารถขอความช่วยเหลือจากโปรแกรมได้ทันที

2.  มีระบบอัตโนมัติ
      โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรจะมีระบบอัตโนมัติที่จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานกับเอกสารได้อย่างสะดวกสบายมากขึ้น เช่น การตรวจสอบคำผิดอัตโนมัติ  (Spell)  การจัดรูปแบบอัตโนมัติ  (Auto Format)  การแก้ไขอัตโนมัติ  (Auto Correct)  มีระบบใส่ข้อความอัตโนมัติ  ตรวจสอบการสะกดคำผิดได้ทั้งภาษาไทย และอังกฤษ เป็นต้น

3. การใช้ข้อมูลร่วมกันกับโปรแกรมอื่นๆได้
      ประมวลผลคำที่ดี  ควรจะมีความสามารถในการทำงานที่สร้างด้วยโปรแกรมอื่น ๆ มาใช้งานร่วมกับโปรแกรมได้  เช่น  การแทรกภาพ อักษรศิลป์ สัญลักษณ์ ผังองค์กร กราฟ ฯลฯ   เป็นต้น  นอกจากนี้ควรมีความสามารถในการดึงเอกสารจากโปรแกรม  Word Processing  อื่น ๆ เข้ามาใช้งานโปรแกรมได้

4. เรียนรู้การใช้งานได้ง่าย
     การเรียนรู้วิธีการใช้งานโปรแกรม  ไม่ควรจะต้องใช้เวลานานเกินไปสำหรับการเรียนรู้ควรมีบทเรียนช่วยสอนหรือการ สาธิต  (Demo)  เกี่ยวกับขั้นตอนต่าง ๆ ในการใช้งานของโปรแกรมเพื่อให้สามารถเรียนรู้การใช้งานโปรแกรมได้อย่างรวด เร็ว

5.  มีระบบการค้นหาและแทนที่คำ
    โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี  ควรจะมีระบบการค้นหา  และการแทนที่คำ  เพื่อให้ผู้ใช้สามารถที่จะทำการค้นหาคำ  เพื่อทำการแก้ไข  หรือทำการแทนที่ได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น

 6. จัดรูปแบบเอกสารได้สะดวก
     โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี  ควรจะมีเรื่องมือที่ช่วยให้การจัดรูปแบบของเอกสารได้สะดวกและรวดเร็ว  ซึ่งควรจะมีความสามารถที่จะจัดรูปแบบได้รวดเร็ว  มีขั้นตอนในการจัดรูปแบบที่ไม่ยุ่งยาก

7. กำหนดรูปแบบตัวอักษรได้หลายแบบ  หลายขนาด
      โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี  ควรจะมีคุณสมบัติในการเปลี่ยนแปลง  และกำหนดรูปแบบของตัวอักษร  และขนาดของตัวอักษรได้หลายรูปแบบ  รวมทั้งตัวอักษรพิเศษต่าง ๆ ที่ไม่มีบนแป้นพิมพ์ด้วย

ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ
  1. การจัดเก็บเอกสาร
       การจัดเก็บเอกสารที่พิมพ์ขึ้นด้วยกระดาษนั้นอาจจะเกิดการสูญหาย  หรือฉีกขาดได้ง่าย  แต่การจัดเก็บเอกสารในรูปของไฟล์ข้อมูลคอมพิวเตอร์นั้นข้อมูลต่าง ๆ จะอยู่ครบถ้วน  ตราบเท่าที่สื่อที่ใช้ในการเก็บบันทึกข้อมูล  เช่น  ดิสก์เกตต์  ฮาร์ดดิสก์  แผ่นซีดี  ฯลฯ  อยู่ในสภาพที่ดีและสมบูรณ์

2. การค้นหาและเรียกใช้ข้อมูล
   โปรแกรมประมวลผลคำจะมีความสามารถในการค้นหาข้อ ความ  หรือคำ  ที่เราต้องการได้อย่างรวดเร็วและยังสามารถค้นหาข้อความหรือคำและแทนที่ด้วยข้อความหรือคำใหม่ได้โดย อัตโนมัติ  ตลอดจนการเรียกใช้แฟ้มข้อมูลก็ทำได้โดยง่ายและสะดวกเพียงแต่ทราบชื่อไฟล์และตำแหน่งที่จัดเก็บก็สามารถเรียกใช้ไฟล์ได้โดยสะดวก รวดเร็วไม่ยุ่งยากเหมือนกับการค้นหาและเรียกใช้งานเอกสารธรรมดา  ซึ่งช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
3. การทำสำเนา
     การทำสำเนาเอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดจะต้องใช้กระดาษคาร์บอนและสามารถทำสำเนาได้เพียงครั้งละ  3 – 4 แผ่นเท่านั้น  ในขณะที่การทำสำเนาด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถทำได้อย่างไม่จำกัด  และทุกสำเนามีความชัดเจนเท่าเทียมกัน

4. การเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสาร
   การ พิมพ์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดมักจะมีการพิมพ์ผิดอยู่เสมอ ๆ ทำให้เสียเวลาในการแก้ไขเอกสาร  ซึ่งเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยุ่งยาก  นอกจากนี้เอกสารที่พิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดก็ไม่สวยงามเท่าที่ควร  เพราะอาจปรากฏร่องรอยของการขูดลบ  แต่ถ้าใช้คอมพิวเตอร์ในการพิมพ์เอกสารปัญหาต่างๆ เหล่านี้ก็จะหมดไป  ซึ่งจะช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

 5. การจัดรูปแบบเอกสาร

       โปรแกรม ประมวลผลคำ  มีความสามารถในการจัดรูปแบบเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่น  การกั้นระยะหน้า ระยะหลัง  การใส่ข้อความหัวกระดาษท้ายกระดาษ การจัดเอกสารแบบหลายคอลัมน์ การจัดรูปแบบอัตโนมัติ  (Auto Format) ฯลฯ  ช่วยให้เกิดความสะดวกในการทำงานเหนือกว่าการทำงานบนเอกสารธรรมดา ๆ

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น